講習会主催もTKPコミュニケーションズにおまかせ
課題
法改正により急遽全国で講習会を行わなければならいが、 開催までの進め方や運営のノウハウがないのでわからない。
解決方法
先方には講師のみを手配していただき、その他のすべての業務を代行。 講習会専用ページや予約受付システムの開設、受講料の入金管理、受講票の発行、 問い合わせ対応、当日の運営と司会進行、修了証の発行、実施報告書の作成など、 事務局としての全ての業務を行った。
イベントやセミナーの管理から、問い合わせなどの対応、メール配信や資料作成、 データの入力代行などの事務局作業を一括して外部会社へ委託し、担当者の負担を減らすためのサービスです。
事務局開設まで
最短3日
イベントスペース
2,500室保持
ご利用実績
200社以上
Merit
サイト制作
イベント会場手配
チラシの作成・印刷・発送
参加者リストの作成
入金照合
受付・誘導対応
司会・進行
アンケートの配布・回収・報告
・受講者管理 ・受講者への事前案内 ・テキスト、資料送付 ・当日対応 ・研修施設手配 ・研修内容、講師手配
・運営ディレクター ・受付誘導 ・司会進行 ・運営マニュアル作成 ・資料印刷、配布 ・同時通訳
・申込み受付 ・参加者管理 ・参加者名簿作成 ・請求書発行 ・参加費徴収 ・入金照合
・司会台本作成 ・議事録作成 ・各種マニュアル更新 ・翻訳 ・各種名簿作成
まずはイベントの内容を詳しくお伺いします。（※オンラインで対応しております。）
お手伝いするために様々なツールやサービスをご提案します。
電話番号やメールアドレス、問い合わせフォーム、エントリー受付フォーム等、必要なツールを準備の上、代行業務を開始します。
【法人申し込み向け エントリー受付システム トータルイベントプランナー】
※一度のエントリーで複数名申し込むことが可能です。また、申込ごとにまとめて請求書を発行することが可能です。
【個人申し込み向けエントリー受付システム イベントプランナー】
※エントリーと同時にクレジットカードでの決済が可能です。
エントリー状況や問い合わせ内容を、リアルタイム、また定期的に共有致します。
全国に展開している2,000室以上のTKP会場を中心に最適な会場をご提案させていただきます。
当日の講師の手配も代行致します。ご希望のテーマや人物像をお聞かせください。
当日の受付スタッフの手配、受付に必要なipadの手配等も行います。
イベント概要や申込みに必要な項目をお知らせいただくだけで、TKPコミュニケーションズが集客用ページを作成します。
定員があるイベントの場合、申し込みの制限を設定することができます。
複数人の申し込みを一括で行うことができます。
複数イベントが開催される場合、同時に申込みができます。
申込み状況をリアルタイムに確認できます。
複数の参加者に、メールを一斉送信することができます。
イベント参加者にマイページを提供することができます。 マイページからは自分が申し込んだイベントの詳細を確認できます。
参加者は申込みの変更やキャンセルをマイページから簡単に行うことができます。
参加証が必要なイベントの場合、参加証を自動発行することができます。 参加証はマイページからダウンロードできます。
参加費用が発生する場合、請求書を自動発行することができます。 請求書はマイページからダウンロードできます。
参加者はマイページから複数の資料をダウンロードできます。
参加者からの入金状況をツール上で確認することができます。
参加者データを出力し簡単に名簿作成ができます。
QRコードを発行し、当日はスムーズに受付を済ませることができます。
更新が必要な国家資格の有資格者向け定期研修
概要：国家資格更新に係る事務局運営
規模：年間4,000名前後 5年間で2万人
スケジュール：1年に3回開催(1ヶ月程度)
会場：全国(札幌、仙台、東京、名古屋、大阪、広島、四国、福岡、沖縄など) / オンライン
課題と解決方法
法改正によって、資格取得者は業務に関する法令、サービスの提供方法や消費者の安全確保、職務に必要な知識・能力の向上を図るため、定期的に資格更新のための研修が必要となりました。
しかし、実施団体としてこのような大規模の研修を行った前例がなく、開催までの進め方や運営のノウハウもなかったことから、課題は山積みでした。
課題：1
数万人の受講対象者の申し込み状況管理と受講料の収受が必要だが方法や手段が分からない。
解決法：1
トータルイベントプランナーを導入し、お申込状況と受講料の収受状況を一元管理することで進捗状況をすぐに把握することができた。併せて専用WEBサイトを開設し、受講申込をオンラインにすることで24時間受付が可能となった。
課題：2
全国で開催するための会場確保に相当な手間がかかる。当日のスタッフ人数も足りず、手伝ってほしい。
解決法：2
担当者に連絡して全国の会場を一括手配してもらった。必要な備品や運営スタッフの手配もまとめて業務委託し、大幅に手間を削減することができた。
課題：3
広範囲にわたる事務局作業が年間を通して発生するが人手が足りない。（お問い合わせ窓口の設置/運用、研修受講修了者の管理と公的機関への報告、資格更新認定証の発行/発送 等）
解決法：3
運営業務や進捗管理をまとめて委託した。受講者からの電話問合せ対応もすべて対応してくれた。最終的に自分たちで手配したのは講師のみだった。
受講者の管理や受講料の入金確認をシステムで行うために、TKPコミュニケーションズの事務局運営管理ツール「トータルイベントプランナー」を導入しました。
講習の概要や申込みに必要な項目をいただいてから2週間程でリリースしました。
WEBサイトには開催スケジュール・会場ごとの空き状況の照会・申し込みフォームなどの機能を実装しました。
終了した講習会の掲載を落とすなどのメンテナンスも日々対応いたします。
システム内に申込者単位のマイページ機能を付与することにより、請求書や受講票を各自でダウンロード・印刷可能にしました。キャンセルや氏名の変更等を各自が入力が出来るため、申込者へのサポートに対する人的コストを大幅に削減できました。
WEBサイトより講習会の申し込みがあると、受講料の請求書を自動発行します。支払い期限が過ぎてしまった請求についても未払い督促を行います。
振り込み用の口座はお客様ごとに発行されるので、スムーズで正確な入金照合を行います。また、団体でのお申込みも受け付け可能です。複数人分をまとめてお支払いいただけるため、受講者側の手間も軽減されます。
以下はあくまでも一例です。ご要望にあわせて柔軟に対応いたします。
会場の設営、マイクなどの備品の用意・テスト、受付の設置などもすべて対応します。当日の研修のテキストも人数分用意可能です。
ご来場者の受付業務の他、名札や当日資料などもまとめてご用意致します。また会場エントランスから開催会場までの誘導案内や会場内での座席誘導なども行います。
開始前の場内アナウンスや会期中の司会進行の他、当日の全体スケジュール管理も行います。
最後にすべての講習が完了した受講者へ修了証を配布します。公的機関への提出書類となるため、割印・角印など専用フォーマットへカスタマイズしました。
専用のコールセンターを開設し、受講者からの申し込み受付やお問い合わせに対応いたしました。
オペレーションルームはプライバシーマークを取得した万全のセキュリティ体制を整えています。
お問い合わせのあった電話はすべて記録し、受電報告としてフィードバックします。
課題
法改正により急遽全国で講習会を行わなければならいが、 開催までの進め方や運営のノウハウがないのでわからない。
解決方法
先方には講師のみを手配していただき、その他のすべての業務を代行。 講習会専用ページや予約受付システムの開設、受講料の入金管理、受講票の発行、 問い合わせ対応、当日の運営と司会進行、修了証の発行、実施報告書の作成など、 事務局としての全ての業務を行った。
課題
全国で講習会を行っているが、開催地ごとに違う紹介会社を利用している。 毎回業務内容をスタッフに説明するのが大変な作業。東京から出張する社員数も減らしたい。
解決方法
1ヶ所でスタッフを一括コントロールし、事前に業務内容を各地のリーダーへ共有。決まったスタッフを配置して業務に慣れさせ、 当日は最低限の確認打合せにした。開催後はスタッフの報告からマニュアルを改善し、 他の地域のスタッフにも共有した。
2010 年09 月10 日制定
2021 年11 月12 日改訂
株式会社 TKPコミュニケーションズ
代表取締役 前沢昌一
基本方針
株式会社TKPコミュニケーションズ（以下「当社」といいます。）は、「人とツールのイノベーション」をコンセプトに様々な企業向け総合アウトソーシング事業を展開するグループ内において、企業様の事業戦略や業務フローに合わせた効率的で高品質なリレーションセンター運営を行い、アウトソーシングのニーズに対し最適なオペレーションを提供しております。 個人情報は個人の重要な財産です。 株式会社TKPコミュニケーションズにおいて、業務に従事する全ての者は、個人情報保護マネジメントシステムを遵守し、個人情報を正確かつ安全に取り扱うことにより、お客様の情報はもちろん社員および当社の業務に関わる情報を守り、その信頼に応えていきます。
１．個人情報の取得・利用・提供について
当社は、個人情報の取得、利用、提供にあたり、利用目的を特定し、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（以下「目的外利用」という）は致しません。また、そのために適切な措置を講じます。
２．法令等の遵守について
当社の役員および全ての従業員は、個人情報に関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。
３．安全対策の実施
当社は、個人情報法の漏えい、滅失または毀損といったトラブルが引き起こされないために内部規程を整備し、安全対策を実施することで、予防及び是正に努めます。
４．苦情・相談について
当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談を受けた場合は、速やかに対応いたします。
５．個人情報保護マネジメントシステムについて
当社は、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し、改善していきます。
個人情報の取扱いについて
（１）個人情報の利用目的
当社は、個人情報を以下の目的で利用します。
１：当社の主たる事業であるアウトソーシング業務のために利用します。
＜試験運営業務について＞
・試験運営管理
・当日試験運営
＜事務局代行業務/人事研修業務について＞
・事務局運営管理
・当日運営管理
・該当商品やサービスに関する情報提供
・該当商品やサービスに関する問い合わせ対応
・該当商品やサービスに関するアンケート・各種調査
２：社員情報を人事や労務等に利用いたします。
３：個人情報ご本人からの開示等の請求・お問合せへの対応のために利用します。
４：お客様からのご依頼やご要望などを正確に把握するため、通話内容を録音させていてだく場合があります。録音された個人情報は、一定期間保管後消去いたします。
５：弊社社内の警備体制強化および防犯を事由とし、社内カメラにて映像録画を行なう場合があります。録画された個人情報は、一定期間保管後消去いたします。
６：アウトソーシング業務の受託に伴い委託元から提供された個人情報について、これを当該委託元との契約の目的の達成に必要な範囲内で下記の目的のために利用します。
＜試験運営業務について＞
・試験運営管理
・当日試験運営
＜事務局代行業務/人事研修業務について＞
・事務局運営管理
・当日運営管理
・該当商品やサービスに関する情報提供
・該当商品やサービスに関する問い合わせ対応
・該当商品やサービスに関するアンケート・各種調査
（２）第三者への提供
当社は、法令、国が定める指針及びその他の規範による要求または本人の事前承諾なしに個人情報を第三者に提供しません。
（３）開示等の対応について
当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下「開示等」という）を求められたときは、当社の所定の手続きに従って遅滞なく回答を行い、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに応じます。
１：利用目的の通知、個人情報の開示等のご請求は、本人または代理人の方のみが行えます。
２：利用目的の通知及び開示に対応する際の料金として500円の手数料を頂戴致します。
３：開示等の対象範囲は、ご本人の住所、氏名、当社の利用目的のほか、保有個人データに含まれ、かつ当社が収集し、現に保有している内容のみとします。
（４）個人情報に関するお問合せ 個人情報の開示及び苦情等に関するお問い合せにつきましては、下記までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
【個人情報お問合せ窓口】
株式会社TKPコミュニケーションズ
個人情報保護管理者 越智里香
連絡先：050-3803-6475
受付時間：平日10：00～17：00
当社が所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情解決のお申出先
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565/0120-700-779
当社以外のウェブサイトへのリンクについて
当社のウェブサイトでは、お客様及び関係者の便宣を図るために、当社の関係会社、関係団体並びに第三者のウェブサイトへリンクを設けている箇所があります。
これらのリンク先にアクセスした場合は、当社ウェブサイトを離れることになります。
当社は当該ウェブサイト掲載内容について関与しないとともに、個人 情報の取扱いに関しましても責任を負っておりませんので、その旨ご理解ください。