事業内容 BPO事業事務局代行

イベントやセミナーの管理から、問い合わせなどの対応、メール配信や資料作成、 データの入力代行などの事務局作業を一括して外部会社へ委託し、担当者の負担を減らすためのサービスです。

イベント成功に導く 事務局運営のエキスパート

事務局開設まで

最短3

イベントスペース

2,500室保持

ご利用実績

200社以上

事務局代行のメリット

Merit

  • 事務作業を軽減し、本業に専念することができます。
  • 専門的な事務局運営により作業をスピードアップすることができます。
  • 業務システムが構築されているため、円滑に運営することができます。

セミナー・研修をワンストップサポート

TKPコミュニケーションズの事務局代行サービスは、 セミナーや研修の実施に伴う煩雑な事務的業務を、専門チームがワンストップでサポートします。


こんな皆さまを、TKPコミュニケーションズがお手伝いします。

誰が何といっても人手が足りない!
TKPコミュニケーションズに全てお任せください。最適なプランをご提案致します。
電話やFAX、メールで受け付けるのは大変!
TKPコミュニケーションズが保有する受付システムをお試しください。入金管理まで対応可能です。
講師の手配をしたいが心当たりがない!
TKPコミュニケーションズの講師手配代行を活用ください。ご希望のテーマや人物像に合わせてご提案致します。
当日は会場での準備が忙しくて、とても受付までできない!
TKPコミュニケーションズのスタッフ手配代行を活用ください。当日会場での受付業務を代行致します。

サービス紹介

TKPコミュニケーションズで提供しているサービスを一部ご紹介致します。

サイト制作

イベント会場手配

チラシの作成・印刷・発送

参加者リストの作成

入金照合

受付・誘導対応

司会・進行

アンケートの配布・回収・報告

研修代行

・受講者管理 ・受講者への事前案内 ・テキスト、資料送付 ・当日対応 ・研修施設手配 ・研修内容、講師手配

イベント運営

・運営ディレクター ・受付誘導 ・司会進行 ・運営マニュアル作成 ・資料印刷、配布 ・同時通訳

セミナー・講習会

・申込み受付 ・参加者管理 ・参加者名簿作成 ・請求書発行 ・参加費徴収 ・入金照合

マニュアル作成

・司会台本作成 ・議事録作成 ・各種マニュアル更新 ・翻訳 ・各種名簿作成

事務局代行業務の流れ

STEP.1詳細ヒアリング

まずはイベントの内容を詳しくお伺いします。(※オンラインで対応しております。)

STEP.2ご提案

お手伝いするために様々なツールやサービスをご提案します。

STEP.3事務局設置

電話番号やメールアドレス、問い合わせフォーム、エントリー受付フォーム等、必要なツールを準備の上、代行業務を開始します。

【法人申し込み向け エントリー受付システム トータルイベントプランナー】
※一度のエントリーで複数名申し込むことが可能です。また、申込ごとにまとめて請求書を発行することが可能です。

【個人申し込み向けエントリー受付システム イベントプランナー】
※エントリーと同時にクレジットカードでの決済が可能です。

STEP.4連携

エントリー状況や問い合わせ内容を、リアルタイム、また定期的に共有致します。

STEP.5会場手配

全国に展開している2,000室以上のTKP会場を中心に最適な会場をご提案させていただきます。

STEP.6講師手配

当日の講師の手配も代行致します。ご希望のテーマや人物像をお聞かせください。

STEP.7受付スタッフ手配

当日の受付スタッフの手配、受付に必要なipadの手配等も行います。

【申し込みの流れ(例)】

大部分の事務局運営をTKPコミュニケーションズに委託することで解決

トータルイベントプランナーの紹介

トータルイベントプランナーは、多種多様なイベントに対応したイベント管理ツールです。申込みフォームの作成や、申込み状況の確認、入金照合など多種多様なイベントに対応した便利な機能が揃っています。

トータルイベントプランナーで出来ること

告知サイト作成

イベント概要や申込みに必要な項目をお知らせいただくだけで、TKPコミュニケーションズが集客用ページを作成します。

在庫設定

定員があるイベントの場合、申し込みの制限を設定することができます。

団体申込み

複数人の申し込みを一括で行うことができます。

複数イベントへの同時申込み

複数イベントが開催される場合、同時に申込みができます。

申込み状況確認

申込み状況をリアルタイムに確認できます。

メールの一斉送信

複数の参加者に、メールを一斉送信することができます。

マイページ機能

イベント参加者にマイページを提供することができます。 マイページからは自分が申し込んだイベントの詳細を確認できます。

申込み変更・キャンセル

参加者は申込みの変更やキャンセルをマイページから簡単に行うことができます。

参加証の自動発行

参加証が必要なイベントの場合、参加証を自動発行することができます。 参加証はマイページからダウンロードできます。

請求書の自動発行

参加費用が発生する場合、請求書を自動発行することができます。 請求書はマイページからダウンロードできます。

資料ダウンロード

参加者はマイページから複数の資料をダウンロードできます。

口座入金照合

参加者からの入金状況をツール上で確認することができます。

受付名簿出力

参加者データを出力し簡単に名簿作成ができます。

QRコード受付

QRコードを発行し、当日はスムーズに受付を済ませることができます。

具体的なサービスと事例

更新が必要な国家資格の有資格者向け定期研修

概要:国家資格更新に係る事務局運営
規模:年間4,000名前後 5年間で2万人
スケジュール:1年に3回開催(1ヶ月程度)
会場:全国(札幌、仙台、東京、名古屋、大阪、広島、四国、福岡、沖縄など) / オンライン

課題と解決方法

法改正によって、資格取得者は業務に関する法令、サービスの提供方法や消費者の安全確保、職務に必要な知識・能力の向上を図るため、定期的に資格更新のための研修が必要となりました。
しかし、実施団体としてこのような大規模の研修を行った前例がなく、開催までの進め方や運営のノウハウもなかったことから、課題は山積みでした。

課題:1

数万人の受講対象者の申し込み状況管理と受講料の収受が必要だが方法や手段が分からない。

解決法:1

トータルイベントプランナーを導入し、お申込状況と受講料の収受状況を一元管理することで進捗状況をすぐに把握することができた。併せて専用WEBサイトを開設し、受講申込をオンラインにすることで24時間受付が可能となった。

課題:2

全国で開催するための会場確保に相当な手間がかかる。当日のスタッフ人数も足りず、手伝ってほしい。

解決法:2

担当者に連絡して全国の会場を一括手配してもらった。必要な備品や運営スタッフの手配もまとめて業務委託し、大幅に手間を削減することができた。

課題:3

広範囲にわたる事務局作業が年間を通して発生するが人手が足りない。(お問い合わせ窓口の設置/運用、研修受講修了者の管理と公的機関への報告、資格更新認定証の発行/発送 等)

解決法:3

運営業務や進捗管理をまとめて委託した。受講者からの電話問合せ対応もすべて対応してくれた。最終的に自分たちで手配したのは講師のみだった。

トータルイベントプランナーの導入

受講者の管理や受講料の入金確認をシステムで行うために、TKPコミュニケーションズの事務局運営管理ツール「トータルイベントプランナー」を導入しました。

お申し込みサイトの作成

講習の概要や申込みに必要な項目をいただいてから2週間程でリリースしました。
WEBサイトには開催スケジュール・会場ごとの空き状況の照会・申し込みフォームなどの機能を実装しました。
終了した講習会の掲載を落とすなどのメンテナンスも日々対応いたします。

マイページ機能の導入

システム内に申込者単位のマイページ機能を付与することにより、請求書や受講票を各自でダウンロード・印刷可能にしました。キャンセルや氏名の変更等を各自が入力が出来るため、申込者へのサポートに対する人的コストを大幅に削減できました。

請求書の自動発行

WEBサイトより講習会の申し込みがあると、受講料の請求書を自動発行します。支払い期限が過ぎてしまった請求についても未払い督促を行います。

入金確認・照合

振り込み用の口座はお客様ごとに発行されるので、スムーズで正確な入金照合を行います。また、団体でのお申込みも受け付け可能です。複数人分をまとめてお支払いいただけるため、受講者側の手間も軽減されます。

当日の運営

以下はあくまでも一例です。ご要望にあわせて柔軟に対応いたします。

会場のセッティング

会場の設営、マイクなどの備品の用意・テスト、受付の設置などもすべて対応します。当日の研修のテキストも人数分用意可能です。

受講者の案内

ご来場者の受付業務の他、名札や当日資料などもまとめてご用意致します。また会場エントランスから開催会場までの誘導案内や会場内での座席誘導なども行います。

司会進行

開始前の場内アナウンスや会期中の司会進行の他、当日の全体スケジュール管理も行います。

修了証の配布

最後にすべての講習が完了した受講者へ修了証を配布します。公的機関への提出書類となるため、割印・角印など専用フォーマットへカスタマイズしました。

受講者へのサポート

専用のコールセンターを開設し、受講者からの申し込み受付やお問い合わせに対応いたしました。

オペレーションルームはプライバシーマークを取得した万全のセキュリティ体制を整えています。

お問い合わせのあった電話はすべて記録し、受電報告としてフィードバックします。

その他事例

講習会主催もTKPコミュニケーションズにおまかせ

課題
法改正により急遽全国で講習会を行わなければならいが、 開催までの進め方や運営のノウハウがないのでわからない。

解決方法
先方には講師のみを手配していただき、その他のすべての業務を代行。 講習会専用ページや予約受付システムの開設、受講料の入金管理、受講票の発行、 問い合わせ対応、当日の運営と司会進行、修了証の発行、実施報告書の作成など、 事務局としての全ての業務を行った。

スタッフを一元管理し業務効率アップ

課題
全国で講習会を行っているが、開催地ごとに違う紹介会社を利用している。 毎回業務内容をスタッフに説明するのが大変な作業。東京から出張する社員数も減らしたい。

解決方法
1ヶ所でスタッフを一括コントロールし、事前に業務内容を各地のリーダーへ共有。決まったスタッフを配置して業務に慣れさせ、 当日は最低限の確認打合せにした。開催後はスタッフの報告からマニュアルを改善し、 他の地域のスタッフにも共有した。

株式会社 TKPコミュニケーションズ
代表取締役 前沢昌一

株式会社TKPコミュニケーションズ(以下、当社とする)は、ご提供いただきましたお客様の個人情報(以下個人情報という)を、個人情報保護法その他の法令並びに当社個人情報保護方針その他定められた社内規定に則り適正に管理します。当社における個人情報の取扱いは、下記の通りとさせていただきますので、本書の内容をあらかじめご同意いただいた上で、ご提供いただきますようお願い申し上げます。

1.個人情報の利用目的
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な範囲内で利用します。
個人情報は、お問い合わせに対するご回答作業のほか、今後当社が主催或いは協賛するセミナーやイベントのご案内、当社が提供する商品情報のご案内、当社が提供する商品に関する調査に利用させていただくことがあります。
(1)商品やサービス情報のご案内
(2)各種優待、イベント等に関するご案内
(3)商品の研究開発、サービス向上、マーケティング等に関するモニター及びアンケートの実施
(4)商品発送、代金決済のため
(5)お客様からのお問い合わせやご依頼等への対応のため
(6)上記の運用やその他に必要な場合のご連絡のため
(7)当社は、個人情報を同意なく上記以外の目的で利用しません。

2.個人情報の提供
当社は、法令に定める場合を除き、事前に本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供いたしません。

3.個人情報の委託
当社は、上記の利用目的範囲内での使用に際し、業務の一部或いは全部を委託するに伴って、個人情報を業務委託先に提供することがあります。その場合には、当該委託先との間で必要な個人情報保護に関する契約を締結し、必要な措置を講じます。

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個人情報の漏洩等がなされないよう、適切に安全管理対策を実施いたします。

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但し、法令等の定めにより、開示等の求めに応じられない場合がありますので、ご了承ください。開示等の求めに応じられない場合は、その理由をお知らせいたします。
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株式会社TKPコミュニケーションズ
個人情報保護管理者 越智里香
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